Målet med Insatsen – ett sätt att nå bättre resultat?

Målet Med Insatsen, MMI, är sannolikt det viktigaste verktyget för att uppnå ett bra resultat under en insats! Som nämnt i förra artikeln är det ironiskt nog samtidigt det moment som brukar orsaka mest huvudbry och flest diskussioner. Varför är det då ofta så svårt att beskriva och uttala vad målet med insatsen är? Varför hamnar vi ofta i att vi beskriver målet med vad vill göra – släcka branden, begränsa branden osv. – istället för med det vi vill uppnå? Och vad kan vi göra för att bli bättre på at formulera effektiva mål och nå bättre resultat?

Det är givetvis inte så enkelt att man kan peka på en entydig orsak, utan det är som oftast en kombination av flera olika saker, varav många säkerligen också är både historiskt och kulturellt betingade. Jag tror dock att en av de viktigaste bakomliggande orsakerna till varför vi generellt är så dåliga på att uttrycka vad vi gärna vill uppnå med våra insatser är avsaknaden av en tydlig definition/målbild av vad en bra insats är! Satt på spetsen skulle man kunna säga att det motsvarar att försvarsmakten inte skulle ha en tydlig bild av när de har vunnit kriget, eller att fotbollslandslaget inte riktigt var säkra på när de hade vunnit matchen.

En lyckad insats?

Definitionen, och därav målbilden av vad en lyckad insats är blir inom räddningstjänsten ofta subjektiv. Det förstärks också av att vi i många situationer är för dåliga på och har begränsade möjligheter för att följa upp på det egentligen resultatet utifrån de drabbades perspektiv. Det är säkert många av er som har upplevt att man kämpar en hel natt med att rädda en viss del av en byggnad, och är förvissad om att man har lyckats när insatsen avslutas, bara för att åka förbi två veckor senare för att konstatera att byggnaden jämnats med marken och bara grundplattan finns kvar. Detta förstärks också av att vi har ett väldigt uttalat ”materiellt” fokus inom räddningstjänsten. När man läser årsberättelser, artiklar om insatser mm beskriver vi allt som oftast vår verksamhet och våra insatser med faktorer som antal brandmän, antal enheter, antal stationer, antal larm, antal utförda tillsyn, antal utförda utbildningar mm. Det är väldigt sällan den uppnådda effekten beskrivs eller omtalas.

När vi inte har kännedom om det egentliga resultatet, och har en kultur där vi inte är vana att beskriva vad det är vi uppnår, är det också närliggande att beskriva resultat utifrån hur vi själva upplevde hur det gick med insatsen och/eller i materiella termer. Som en av mina första chefer sa till mig när jag började vid räddningstjänsten: ”Välkommen till brandkåren Magnus, här har vi ett fokus som är inifrån och inåt”. På den tiden förstod jag inte alls vad han menade, men i dag har jag en bättre förståelse. Det är visst viktigt med hur vi själva upplever insatsen eller tycker det går, men där borde vara en balans! Det är väl till och med så att det faktiska resultatet är viktigare än hur vi själva känner och tycker? Ungefär som med fotboll: det viktiga är inte att spela snyggt men att vi vinner. Vi måste helt enkelt bli bättre på att ”mäta” och följa upp på vilka resultat vi skapar utifrån andra perspektiv än vad vi själva tycker, inte minst för att kunna följa upp på starka och svaga sidor. Blir vi bättre på detta, blir vi också bättre på att sätta tydliga och konkreta mål!

Är det inte självklart vad MMI är?
Jag har ofta mötts av argumentet ”Det är väl självklart vad målet är! Det vet alla!” Tyvärr är det inte så enkelt – iallafall vid de mer omfattande händelserna! Jag har personligen många exempel då jag tvingats att konstatera att så inte är tillfället. Den händelse som står tydligast i minnet är föregick vid en större vindsbrand i ett flerfamiljshus i Köpenhamn. Det var första gången vi arbetade med att ”låta vinden brinna av” med minimal släckning för att undgå skador på de underliggande lägenheterna. En bit in i insatsen, när det mesta av takkonstruktionen hade brunnit av, la jag märke till ett par brandmän som släckte med sluten stråle och hög vattenförbrukning ut över alla takstolar mm som hade rasat ned. Jag bad ansvarig styrkeledare om att göra något åt det. 10 minuter senare gick jag förbi igen, och måste tyvärr konstatera att inget hade ändrats – man släckte fortfarande med sluten stråle. Lite lätt irriterad anropade jag styrkeledaren igen och bad honom återigen åtgärda det. Kort efter följde jag upp igen på om det skett en ändring, men till min frustration var bilden den samma. Trött och frustrerad valde jag denna gång att medelst språngmarsch bege mig upp till vinden, slänga upp dörren och därefter fråga vad tusan dom höll på med. Varpå de svarade (men en blick som om det var jag som inte förstod ett dugg): ”Det ser du väl, vi släcker brand”. Först då insåg jag att vi arbetade med helt olika målbild. Jag kämpade för att vi skulle undvika brand och vattenskador i lägenheterna, och de släckte brand! Felet var mitt – jag hade som befäl inte förmått att förmedla min avsikt och min målbild ut i organisationen!

MMI är mer än att bara formulera ett mål
MMI i 7-stegsmodellen blir hos många synonymt med att formulera ett bra mål som gärna kan skrivas på whiteboarden när man håller ledningsmöte! Det är i och för sig inte en nackdel om man kan göra det, men det handlar om så mycket mer. Att jobba med MMI handlar för mig mycket om att förmedla den avsikt vi har med insatsen, att skapa samma fokus, mindset osv. Att skapa en tydlig målbild – vad är det vi jobbar mot? Man kan här återkoppla lite till uppdragstaktiken som nämndes i första artikeln. Den kanske viktigaste delen av uppdragstaktiken handlar om de plikter som chefen/ledaren har – plikten att definiera avsikten, ramarna, resurserna mm. Och även om vi inom räddningstjänsten inte arbetar med uppdragstaktik i dess tilltänkta form, finns det likheter. Att formulera MMI är bara en liten del av arbetet – det viktigaste är hur du som befäl skapar rätt ”mindset” och fokus, rätt målbilder – och i det sammanhanget är ditt ledarskap och din förmåga att förmedla din avsikt förmodligen betydligt viktigare än din förmåga att formulera ett bra mål! Som befäl måste du våga att ”stille dig op på ølkassen” (som det heter i Danmark) och ta ansvar för att uttrycka och förmedla den avsikten du har med insatsen.

Några tips på vägen
Det finns mängder av böcker och undervisningsmaterial som handlar om målstyrning och det att skapa bra och tydliga mål! Räddningstjänstinsatser är på inget sätt unikt, utan samma ”regler” gäller, även om det sker i en något annorlunda kontext Exempelvis är SMART-modellen ett enkelt och bra verktyg, och modellen är också överförbar till de miljöer och situationer vi arbetar i. Själva formueringen av mål och målbild kommer dock först i ett senare skede av insatsen när man har bättre förståelse för det drabbade sammanhanget. I den inledande fasen av en insats ärt et oftast viktigare att fokusera på inriktningen och fokus på insatsen – åt vilket håll skall vi gå och i vilket ”tempo” skall det ske! Vilket mindiet är det som skal prägla insatsen. Är det snabb offensiv insats utan speciellt mycket planering (”ledning från fronten”)? Är det en mer defensiv insats där vi tjänar på att stanna upp och tänka oss om och planera? Skall vi släppa vissa delar för att det är kört? Jag upplever tex att man allt för ofta fokuserar på att försöka släcka bränder/byggnader där det redan är kört, istället för att istället stanna upp och kraftsamla och sätta in på att skydda det som ännu inte brinner. Det är oftast först när man som befäl börjar få en bild av den inledande effekten av de första åtgärderna som man satt in, parallellt med att man börjar få en bättre bild av det drabbade sammanhanget, som det är möjligt att börja beskriva målbilden och formulera MMI. När det gäller att skapa målbilden och formulera MMI har jag följande erfarenheter: Skapa en tydlig bild/beskrivning av vad som ska åstadkommas.

Skapa en tydlig målbild som är relevanta för den nivån du som befäl jobbar mot.

Exempelvis kan det för den övergripande ledningen vara relevant att arbeta med mer strategiska och långsiktiga mål som att verksamheten skall kunna återgå till normal drift, medan ute på skadeplatsen måste det vara överförbart till den enskilde brandmannens arbete varför målet kanske istället är att vi jobba för att en viss del av byggnaden skall vara oskadd. Undvik relativa formuleringar som tex ”så mycket/lite som möjligt” så det ger anledning til subjektiva tolkningar som sällan stämmer överrens med dina egna tolkningar. Försök istället att skapa bilder: Vad är viktigt! Hur skall det se ut när vi åker hem? Vad är brandens yttre gränser? Ju mer konkret och mätbart det kan vara, ju bättre är det. Berätta gärna ”historien” om varför det är viktigt – det skapar engagemang.

Anti-mål

”Anti-mål” (där vi inte vill hamna) är ett nytt begrepp för mig, men utan att veta vad det kallades är det ett verktyg som jag har använt mig av många gånger för att förtydliga avsikten och målet med insatsen. Särskilt i inledningsfasen av insats kan det vara svårt att på ett tydligt sätt beskriva precis vad man vill uppnå – det finns helt enkelt för många osäkra och okända parametrar. Ofta upplever jag det då lättare att beskriva och uttrycka vad jag inte vill se – vi vill inte rök eller vattenskador på den våningen, vi vill inte ha rök in i lägenheterna, vi vill inte ha ytterligare olyckor på motorvägen. Ett anti-mål är ofta lätt för personalen att förhålla sig till och på egen hand följa upp på. Många jag träffat säger att det är pedagogiskt felaktigt att uttrycka det man inte skall uppnå. Tänk dock på att vår uppgift på en insats handlar typiskt inte om att skapa något, utan det ligger i vår uppgift att minska/undvika skador. I det sammanhanget blir ju det vi inte skall uppnå något positivt!

Realistiskt

Målbilden måste vara rimligt att nå, annars är det svårt att få personalen att acceptera det och därmed engagera sig i det. Det kan tom få motsatt effekt i situationen om det är allt för orealistiskt. Men det är också en balans, och ribban skall inte sättas för lågt! Det får gärna vara så att man skall kämpa för det! Känslan vid de insatser då vi i min organisation har lyckats som allra bäst har ofta varit lite ”tävlingskänsla” – nu skall vi tusan visa att vi kan lyckas med detta – ”inte en enda droppe vatten på golvet i underliggande lägenheter!” Generellt sett har vi dock för dåliga kunskaper om konsekvenserna av både de händelser vi hanterar, men också de åtgärder vi sätter in. Kan vi öka denna kunskapen så blir vi också bättre på att skapa realistiska mål! Som nämnt flera gånger är det med att formulera MMI den minsta delen!
Det viktigaste är din förmåga att uttrycka och förmedla – ditt ledarskap! I förhållande till det har jag följande erfarenheter:

Skapa Motivation

Motivation är en stark och viktig drivkraft för att skapa ett bra resultat, så även vid räddningstjänstinsatser. Normalt sett har vi en mycket hög motivation när vi utför vårar arbete. Det finns oftast ett stort engagemang och vilja hos personalen att skapa ett bra resultat och vår roll och uppgift som räddningstjänst är oftast entydig! Det finns dock vissa tillfällen då det är en viktig uppgift för befälen att lägga extra kraft på att skapa en förståelse för vår uppgift/prioritering för att säkerställa engagemanget och motivationen. Det kan exempelvis handla om situationer då vi inte skall göra som vi brukar (=släcka branden). Vi kanske skall låta branden brinna av, alternativt fokusera på att flytta undan värdefulla saker.

Kanske vi inte skall rädda personerna genom att ta ned dem med rökdykare och/eller stegen, vi skall flytta röken/branden istället. För ett antal år sedan hade vi en brand i en lokal där man sålde exklusiva bilar. Jag var inte själv med vid branden, men efteråt tog styrkeledaren kontakt til mig: ”Nu förstår jag vad du menar med MMI. När vi kom fram till platsen hade det redan tagit sig rejält i takkonstruktionen. Jag insåg direkt att det skulle bli svårt att komma åt branden. Istället bad jag brandmännen om att börja köra eller putta ut alla bilar från hallen. Först tittade de konstigt på mig, de var ju redan på väg in med slangarna i högsta hugg. Men när jag sedan fick förklarat vad målet var så var de direkt med på det”. Historien han berättade är ett bra exempel på hur viktigt det är att skapa förståelse för avsikten med insatsen – rätt gjort blir det ett starkt styrningsverktyg.

Uthållighet

Lika viktigt är det att fasthållna motivationen under långvariga insatser, inte minst när de går in i ”eftersläcknings-/restvärdesfasen”. Jag har mer än ett exempel på insatser där vi inledningsvis skapar förutsättningar för ett bra resultat, men vi förmår inte skapa uthållighet (motivation) igenom hela insatsen varför slutresultatet har blivit mindre bra. Målstyrning är en process som kräver att man jobbar med det kontinuerligt under hela insatsen! Detta blir inte minst kritiskt vid avlösningar, där det är avgörande att samma målbild, motivation osv kan överföras.

Text: Magnus Mattsson